人事檔案和社保轉(zhuǎn)移流程及注意事項(xiàng)

社保轉(zhuǎn)移要注意分清轉(zhuǎn)出、封存與終止的區(qū)別，轉(zhuǎn)出前先辦理招退工，及時(shí)辦理社保轉(zhuǎn)出手續(xù)，辦理***后一位職工轉(zhuǎn)出的注意事項(xiàng)。

李先生是本市一家咨詢公司職工，平時(shí)負(fù)責(zé)處理一些行政事務(wù)。今年7月28日，公司與另一職工顧小姐勞動(dòng)合同到期，雙方未續(xù)簽合同且公司支付了顧小姐7月份的全月工資。由于公司規(guī)模較小，沒有設(shè)立人事部門，李先生被指派為顧小姐辦理有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移的手續(xù)。由于先前從未處理過相關(guān)事宜，對(duì)具體的操作流程一無所知，李先生前往區(qū)社保中心咨詢。社保中心工作人員接待了李先生，并告知他辦理社保關(guān)系轉(zhuǎn)移的四個(gè)注意事項(xiàng)。

注意一分清轉(zhuǎn)出、封存與終止的區(qū)別

李先生負(fù)責(zé)辦理的社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移的手續(xù)在社保業(yè)務(wù)上稱之為“轉(zhuǎn)出”。轉(zhuǎn)出是***常見的社保變更手續(xù)。簡(jiǎn)而言之，轉(zhuǎn)出是指職工因各種原因離開用人單位后，由用人單位及時(shí)向參保所在地區(qū)(縣)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)申報(bào)，為其辦理在本單位停止繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)的手續(xù)。

實(shí)際操作中，用人單位經(jīng)常會(huì)把轉(zhuǎn)出與封存、終止等概念混淆，而三者在內(nèi)涵、操作結(jié)果上都有很大的區(qū)別：

封存是用人單位為職工辦理暫時(shí)中止繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)的手續(xù)，如職工被司法機(jī)關(guān)拘留、逮捕后的審查期間或失蹤期間，用人單位可按相關(guān)規(guī)定為其申報(bào)封存。而終止則是指因職工死亡或者出國(guó)定居，用人單位為其辦理個(gè)人養(yǎng)老保險(xiǎn)帳戶終止的手續(xù)。

注意二轉(zhuǎn)出前先辦理招退工

由于社保關(guān)系的變更均以勞動(dòng)關(guān)系的變動(dòng)為依據(jù)，因此退工備案登記手續(xù)必須在社保關(guān)系轉(zhuǎn)移前辦理。也就是說，李先生辦理顧小姐的社保轉(zhuǎn)出前，應(yīng)先至公司所在地的區(qū)(縣)職業(yè)介紹中心辦理她的退工備案登記手續(xù)。

注意三及時(shí)辦理社保轉(zhuǎn)出手續(xù)

《勞動(dòng)合同法》第五十條明確規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動(dòng)合同時(shí)出具解除或者終止勞動(dòng)合同的證明，并在十五日內(nèi)為勞動(dòng)者辦理檔案和社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。

另外，《勞動(dòng)合同法》第八十四條規(guī)定，勞動(dòng)者依法解除或者終止勞動(dòng)合同，用人單位扣押勞動(dòng)者檔案或者其他物品的，由勞動(dòng)行政部門責(zé)令限期退還勞動(dòng)者本人，按每一名勞動(dòng)者五百元以上二千元以下的標(biāo)準(zhǔn)處以罰款;給勞動(dòng)者造成損害的，用人單位應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。

這是法律在勞動(dòng)關(guān)系依法解除或者終止后對(duì)用人單位方的義務(wù)性規(guī)定和懲罰性措施，也是用人單位在實(shí)際操作中須謹(jǐn)慎處理的事項(xiàng)，主要表現(xiàn)為及時(shí)辦理離職職工的退工備案登記、檔案轉(zhuǎn)移和社保轉(zhuǎn)出等手續(xù)。

就辦理時(shí)間而言，根據(jù)《上海市人民政府關(guān)于修改〈上海市城鎮(zhèn)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)辦法〉的決定》(1998年9月3日上海市人民政府第59號(hào)令發(fā)布)第十四條規(guī)定，在職人員應(yīng)當(dāng)繳納的養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)，由單位在其每月工資中代扣。由于公司已經(jīng)發(fā)放給了顧小姐7月的全月工資，因此公司也應(yīng)為其代扣代繳該月的社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)。而作為單位經(jīng)辦人，李先生應(yīng)在八月為顧小姐申報(bào)轉(zhuǎn)出。

注意四辦理***后一位職工轉(zhuǎn)出的注意事項(xiàng)

實(shí)際操作中還需特別注意的是，當(dāng)用人單位辦理***后一位職工轉(zhuǎn)出時(shí)，應(yīng)當(dāng)繳清社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)及相應(yīng)的殘疾人就業(yè)保障金和企業(yè)欠薪保障金。如果用人單位的營(yíng)業(yè)執(zhí)照尚未注銷，且仍在有效期內(nèi)，暫時(shí)無人繳費(fèi)，也無離退休人員賬戶的，用人單位應(yīng)向社保中心提交單位社會(huì)保險(xiǎn)登記暫停結(jié)算的申請(qǐng)，辦理暫時(shí)停止社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)變更和結(jié)算的手續(xù)。

小貼士：辦理社保轉(zhuǎn)出需要攜帶的材料

1.企業(yè)需攜帶《上海市單位退工證明》(已辦退工備案手續(xù)的無需攜帶);

2.機(jī)關(guān)、事業(yè)單位需攜帶《商調(diào)函》、辭職批文或《上海市事業(yè)單位解除(終止)聘用關(guān)系證明》復(fù)印件。

以上材料復(fù)印件均需加蓋單位公章。

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公司變更后,原公司里面參保人員的社保費(fèi)還是正常扣嗎？

公司變更形式很多，不管是公司性質(zhì)、產(chǎn)權(quán)關(guān)系還是法人代表變動(dòng)，可能都會(huì)涉及工商登記變動(dòng)。一般情況下，公司的社會(huì)統(tǒng)一登記信用代碼不變的話，原參保員工隸屬關(guān)系不變，則員工的社保費(fèi)還是正常扣繳。

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